Concepto, Tipos y ejemplos de inventarios

Los negocios de cualquier tipo y tamaño necesitan llevar un control detallado de sus activos y productos para poder operar eficientemente. Ese registro se realiza a través del inventario.

Te explicamos qué es un inventario y por qué es importante, vamos a describir algunos de los diferentes tipos de inventario que existen y cómo se realizan en la práctica a través de ejemplos.

          ¿Qué es un Inventario?

Es un documento donde se registran todos los bienes tangibles y en existencia de una empresa, que pueden utilizarse para su alquiler, uso, transformación, consumo o venta. Debe ser una relación en la que se incluyan, los tangibles, los derechos y deudas de una empresa. 

Ayuda a comprobar qué elementos componen el patrimonio de una organización, y  mantener un control de los productos que vende a sus clientes.

         ¿Cuál es la importancia de un inventario?

El inventario permite que una empresa conozca los cambios de valor de los artículos, lo que permite tomar decisiones acerca de los proveedores y la cantidad de existencias que deben mantenerse para cumplir con la demanda de los clientes. Garantiza que no hayan robos o excedentes de productos que significan un mayor gasto.

Esto se logra mediante un buen control de inventarios, en el que se establezca un balance entre las existencias, movimientos y demanda de cada uno de tus productos.

            Características de los inventarios 

    1. Funcionan como bases de información:

un inventario es un registro de las pertenencias de una empresa. Es por eso que sirven como bases de información, en las que se agregan todos los datos relevantes para la identificación y manejo de una mercancía o recurso. Los datos más comunes que suelen tener estos registros son:

• Nombre del objeto
• Descripción del objeto
• Valor unitario
• Ubicación (en caso de existir en un almacén o depósito)

Estos datos ayudan a localizar, contabilizar y disponer de ellos de forma clara.

    2. Registran el control de movimiento

Por ello no solo se trata de crear una relación de todo lo que tienes, sino de las operaciones que se han realizado con esos objetos. Los inventarios deben mantener el control de las pertenencias mediante la inclusión de los siguientes datos:

• 
  Fecha de ingreso de la mercancía 
  
• Fecha de salida de la mercancía
• Estatus del objeto
• Historial de actualización

                                                  

                     Tipos de inventario 

         Según su ubicación:

    1. Físicos

Aquí nos referimos a todos los bienes materiales y tangibles que tiene una empresa. Incluye mobiliario y equipo para trabajar hasta los artículos que se guardan en los almacenes y que venden a sus clientes. Estos inventarios sirven para mantener el control en centros de almacenaje y para ubicar a los objetos dentro de tus bodegas o lugares de distribución.

    2. Intangibles

Son los bienes que no pueden contabilizarse porque no son físicos como: saldos de cuentas bancarias, cuentas por cobrar, derechos de autor, marcas, etc.

Este tipo de inventarios funcionan principalmente en el área administrativa y financiera en lugar de estar en los almacenes o bajo el control de los representantes de ventas. 

         Según su tipo de producto:

    3. De materias primas

Tiene en cuenta todos los materiales que se utilizan para producir la oferta que vende la empresa o negocio y que todavía no se procesan. 

    4. De productos en proceso de fabricación

En estos inventarios se considera la cantidad de materiales, la mano de obra y los gastos de fabricación según la fecha de cierre. 

    5. De productos terminados

Es común que en estos inventarios se registren los datos del fabricante, la fecha de entrada y el valor de compra y venta de cada mercancía.

                                          Pasos para crear un inventario 

    1. Identifica en dónde se almacena todo el inventario

 Un solo almacén no es suficiente, es necesario visitar varias locaciones, coordinar varios equipos de personas que se encarguen de cada espacio, y así optimizar el tiempo invertido.

    2. Cuenta con un equipo dedicado al inventario

 La gente que se encargue de eso deberá dedicarse con atención a todas sus etapas, ya que de ella depende que exista una rotación adecuada de la mercancía.

    4. Establece métodos y frecuencias para administrar el inventario

Según el tipo de artículos y materiales que guardes en tu almacén, es posible elegir un metodo de control de inventarios. No todos funcionan para todas las actividades de negocio de las empresa.

 Algunos de ellos son:

• Método de valoración de inventarios ABC
• Método de valoración de inventarios PEPS
• Método de valoración de inventarios UEPS
• Método de valoración de contenido cíclico

    5. Crea la hoja para el periodo en curso

Elegir periodicidad conveniente para dar un seguimiento adecuado a tus existencias. Puede ser diario, semanal, quincenal o mensual. 

    6. Designa y agrega el código de cada producto

Debes hacer una clasificación de los artículos o materiales para que su gestión sea más eficiente (con código de barras, por ejemplo). Eso te permite hacer un seguimiento más puntual a tus productos, sobre todo para localizarlos rápidamente.

    7. En la siguiente columna anota su descripción

Será necesario que tengas los datos adecuados para comprobar lo que aparece en el documento con las existencias físicas.

    8. Luego anota las existencias del periodo anterior

Es el número con el que empiezas el periodo y que te sirve de comparación a medida que se actualiza la actividad de tu inventario.

    9. Crea la columna de entradas

En caso de que lleguen más artículos, deja espacio para las entradas.

    10. Haz la columna de salidas

Son tus ventas, la mercancía que sale del almacén. Quizá no todas resulten en ventas, pero así sabrás los artículos que están próximos a llegar a el local o hacia tu cliente final.

    11. Deja espacio para la columna de stock (cantidad) vigente

Asegúrate de relacionar estas columnas con esa sencilla fórmula, para que se actualice la información de inmediato en cuanto se registre una entrada o cualquier otro movimiento en tu stock.

Podría aprovechar las funcionalidades que ofrece Excel para crear inventarios.

Ejemplos de inventarios

Inventario ABC de empresa tecnológica

En este ejemplo, somos gerentes de una empresa comercializadora de artículos informáticos y que somos distribuidores de productos especializados en audio y multimedia.

la tabla de inventarios ordenará los registros de acuerdo con la ganancia final esperada. Hace que sepamos que el producto que debemos priorizar en vender son los audífonos de gama media, mientras que los CD son los menos importantes.

LINK PQRSDF:

https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSd_-K57j-rDCcvLRQfaNS7YWviUbgyB9eNYZdN6Hq2RUlyNkg/viewform?vc=0&c=0&w=1&flr=0&gxid=-8203366&fbzx=-7042208295347647961

INTEGRANTES: 

Alexander Ruiz

Nicole Delgado

Luisa Eraso